- Лекция
- Место
Задача семинара - помочь руководителям подразделений предприятий, руководителям ИТ - служб разобраться в проблемах и специфике электронного технического документооборота.
1. Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота на предприятиях.
- Государственная политика формирования единого информационного пространства и переход к Федеральной системе электронного документооборота (СЭД).
- Изменения действующих стандартов ЕСКД, СПДС, учитывающие переход к СЭД. Проблемы адаптации стандартов ЕСКД и ЕСТД. Требования и возможности. Специальные требования к электронным документам. Виды и комплектность конструкторских документов. ГОСТ Р 21.1001-2009 СПДС. Общие положения. Основные требования к проектной и рабочей документации. Требования к хранению документов. Учет и хранение проектной документации. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм.), правила, регламенты, методики и письма Росархива. Требования к управлению документами.
2. Подсистемы, необходимые для успешного функционирования системы производственного электронного документооборота.
- Подсистема автоматического именования объектов учётной политики СЭД.
- Подсистема потокового сканирования и распознавания цифровых образов документов.
- Подсистема формирования сценариев совместной работы над документами в динамически формируемых рабочих группах.
- Подсистема адаптивной маршрутизации дерева согласований, формирования листа разногласий и протокола согласований.
- Подсистема назначения и контроля исполнения заданий по документам.
- Подсистема авторизации и аутентификации пользователей СЭД.
3. Электронный архив предприятия.
- Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Стандарты, руководства и методические рекомендации.
- Специфика индексации архивных документов и обеспечение их юридической значимости.
- Управление электронными архивными ресурсами предприятия.
- Особенности экспертизы ценности электронных документов. Требования к архивному хранению электронных документов.
4. Электронный архив технической документации. Особенности организации. Учет и подготовка проектной документации для последующей передачи в архив предприятия. Перевод бумажных документов в электронную форму. Сканирование документов из архивов предприятий, НИИ, КБ.
- Обследование бумажного архива документов, имеющегося на предприятии. Типы, форматы и состояние документов.
- Техническое задание на проекте по сканированию документов.
- Выбор оборудования для сканирования документов на основе обследования бумажного архива. Оборудование для сканирования чертежей и сшитых документов.
- Постановка процесса сканирования внутри компании или аутсорсинг услуг? Преимущества и недостатки.
- Программное обеспечение для сканирования и пост-обработки изображений.
- Залповый ввод документов в электронную систему. Атрибутирование и индексирование документов.
- Контроль качества на проекте по сканированию: оценка качества на этапе непосредственно сканирования, формирования массивов документов, индексации и атрибутирования. Критерии качества получаемых изображений. Допустимое количество ошибок и их исправление.
5. Построение системы потоков информации в производственных процессах. Анализ и оптимизация движения технической документации.
- Анализ эффективности движения информационных потоков.
- Построение маршрутов согласования документов.
- Согласование реальных производственных процессов и движения технической документации.
6. Электронная подпись. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63 "Об электронной подписи". Виды подписей. Описание и технические характеристики, требования.
7. Особенности работы с электронными юридически значимыми документами.
8. Информационная безопасность и защита интеллектуальной собственности в системе электронного документооборота предприятия.
- Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
- Классификация информации по степени защищённости данных и её реализация в СЭД предприятия. Защита СЭД от вредоносных кодов и информационных вторжений.
9. Комплексная автоматизация предприятия и решения системной интеграции СЭД в информационное пространство Интернет представительства.
- Аудит существующей ИТ инфраструктуры предприятия, глубины автоматизации и прозрачности межплатформенных взаимодействий.
- Локализация ресурсоёмких ручных операций документооборота и определение очерёдности этапов внедрения СЭД.
- Определение заменяемых и наследуемых ИТ платформ (1С бухгалтерия, HRM, CRM, ERP, PRM, OMS и т.п.).
10. Критерии выбора системы электронного производственного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения.
- Современная практика и оценка качества СЭД, их выбора и эффективности эксплуатации. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД.
- Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Платформы IBM, Microsoft, Oracle и российских компаний.
- Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД.
- Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.
11. Мотивация сотрудников предприятия, подрядчиков и партнёров при реализации возможностей СЭД.
12. Практические вопросы внедрения электронного документооборота технической и других видов документации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД.
13. Производственная экскурсия.