Электронный документооборот предприятия. Организация системы управления технической документацией

1. Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота на предприятиях.
   • Государственная политика формирования единого информационного пространства и переход к Федеральной системе электронного документооборота (СЭД).
   • Основные изменения действующих стандартов ЕСКД, СПДС, учитывающие переход к СЭД. Проблемы адаптации стандартов ЕСКД и ЕСТД. Требования и возможности. Специальные требования к электронным документам. ГОСТ 2.051-2006 ЕСКД. ГОСТ 2.102-68 (изм. 8) ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов. ГОСТ Р 21.1001-2009 СПДС. Общие положения. ГОСТ Р 21.1101-2009 СПДС Основные требования к проектной и рабочей документации. Требования к хранению документов. ГОСТ 21.1003-2009 СПДС. Учет и хранение проектной документации. ГОСТ 2.501-88 (переиздание 2003 с изм. 1 2006) ЕСКД. Правила учета и хранения. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (с изм.), правила, регламенты, методики и письма Росархива. Требования к управлению документами.
2. Подсистемы, необходимые для успешного функционирования системы производственного электронного документооборота.
   • Подсистема автоматического именования объектов учётной политики СЭД.
   • Подсистема потокового сканирования и распознавания цифровых образов документов.
   • Подсистема формирования сценариев совместной работы над документами в динамически формируемых рабочих группах.
   • Подсистема адаптивной маршрутизации дерева согласований, формирования листа разногласий и протокола согласований.
   • Подсистема назначения и контроля исполнения заданий по документам.
   • Подсистема авторизации и аутентификации пользователей СЭД.
3. Электронный архив предприятия.
   • Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Стандарты, руководства и методические рекомендации.
   • Специфика индексации архивных документов и обеспечение их юридической значимости.
   • Управление электронными архивными ресурсами предприятия.
   • Особенности экспертизы ценности электронных документов. Требования к архивному хранению электронных документов.
4. Электронный архив технической документации. Особенности организации. Учет и подготовка проектной документации для последующей передачи в архив предприятия. Перевод бумажных документов в электронную форму. Сканирование документов из архивов предприятий, НИИ, КБ.
   • Обследование бумажного архива документов, имеющегося на предприятии. Типы, форматы и состояние документов.
   • Техническое задание на проекте по сканированию документов.
   • Выбор оборудования для сканирования документов на основе обследования бумажного архива. Оборудование для сканирования чертежей и сшитых документов.
   • Постановка процесса сканирования внутри компании или аутсорсинг услуг? Преимущества и недостатки.
   • Программное обеспечение для сканирования и пост-обработки изображений.
   • Залповый ввод документов в электронную систему. Атрибутирование и индексирование документов.
   • Контроль качества на проекте по сканированию: оценка качества на этапе непосредственно сканирования, формирования массивов документов, индексации и атрибутирования. Критерии качества получаемых изображений. Допустимое количество ошибок и их исправление.
5. Электронная подпись. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63 "Об электронной подписи". Виды подписей. Описание и технические характеристики, требования.
6. Особенности работы с электронными юридически значимыми документами.
7. Информационная безопасность и защита интеллектуальной собственности в системе электронного документооборота предприятия.
   • Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
   • Классификация информации по степени защищённости данных и её реализация в СЭД предприятия. Защита СЭД от вредоносных кодов и информационных вторжений.
8. Комплексная автоматизация предприятия и решения системной интеграции СЭД в информационное пространство Интернет представительства.
   • Аудит существующей ИТ инфраструктуры предприятия, глубины автоматизации и прозрачности межплатформенных взаимодействий.
   • Локализация ресурсоёмких ручных операций документооборота и определение очерёдности этапов внедрения СЭД.
   • Определение заменяемых и наследуемых ИТ платформ (1С бухгалтерия, HRM, CRM, ERP, PRM, OMS и т.п.).
9. Критерии выбора системы электронного производственного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения.
   • Современная практика и оценка качества СЭД, их выбора и эффективности эксплуатации. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД.
   • Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Платформы IBM, Microsoft, Oracle и российских компаний.
   • Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД.
   • Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.
10. Мотивация сотрудников предприятия, подрядчиков и партнёров при реализации возможностей СЭД.
11. Практические вопросы внедрения электронного документооборота технической и других видов документации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД.
12. Круглый стол.

Занятия проводят ведущие специалисты-практики в области организации системы электронного документооборота предприятия.

Опытом внедрения электронного документооборота технической документации делятся руководители подразделений Ведущих предприятий Санкт-Петербурга.