HR API 2020

Как мы принимали решение перенести конференцию HR API 2020

Еще пять дней назад мы прорабатывали План Б: в конференц-залах отеля собрать только спикеров и организаторов и оттуда при пустых залах вести онлайн-трансляцию в отличном качестве. Тогда мы все еще верили, что все будет хорошо, и нам удастся провести конференцию в запланированные даты и в привычном для всех формате (согласно Плану А). Но План А и План Б развалились одновременно: ограничения на проведения массовых мероприятий становятся строже, так же как и корпоративные ограничения на участия в мероприятиях и перемещения сотрудников самолетами и поездами, закрываются границы, да и настроение у многих — сидеть дома и смотреть апокалиптические фильмы.

Вот вопросы, ответы на которые мы искали последнии 2 дня:

1. Переносить конференцию на новую дату или оставить текущую дату и провести ее целиком в онлайне?
2. Что будет с бюджетом при переносе и если не переносить, а сделать онлайн?
3. Сможем ли мы провести качественный онлайн и обеспечить качественные видеоматериалы?
4. Будут ли люди участвовать в нашей онлайн-конференции?
5. Если переносить то на какую дату? Если переносить на сентябрь, снимут ли ограничения? Если на декабрь, не поздно ли это?
    

Что мы имеем:

• Мы уже можем утверждать, что в этом году нам удалось собрать самую мощную программу конференции из всех ранее проведенных “HR API и нАйТи ответ!” с 2009 года, и продолжаем формировать ее.
• Вложили в подготовку программы несколько сотен человеко-часов: прослушивания докладов (в среднем каждый доклад прослушивался 2 раза), индивидуальная работа со спикерами, групповые прослушивания в формате митапов, согласования и пересогласования дат и времени прослушиваний...
• Получили рекордное количество заявок от желающих выступить у нас c  докладом (более 100).
• Собрали целый поток иностранных экспертов (более 12 человек). Эту работу, кстати, надо делать заново.

Ход наших мыслей (отвечаем на свои вопросы):

1. Для участников HR API одинаково ценен как контент (во все времена наши участники отмечали, что на HR API всегда очень сильные и практичные доклады), так и нетворкинг (на нашу конференцию съезжаются люди со всего мира: от Владивостока до Мюнхена, от Еревана до Мурманска, от Астаны до Риги и для всех этих участников важно найти единомышленников, обсудить с ними профессиональные вопросы, поделиться своим опытом и узнать что-то новое самому). Уход в Онлайн для HR API — не самый хороший вариант.
2. С бюджетом сложно. Потери неизбежны. Где их больше, где их меньше, как их минимизировать. В случае, если мы решим не менять дату и провести конференцию в онлайн формате, то нам надо будет вернуть всю сумму или обменять с доплатой все ранее купленные билеты оффлайн участия. Мы думаем, что это будет в соотношении 5 к 1:  на 5 оффлайн билетов с полным возвратом будет приходиться только 1 обмен на онлайн билет (+частичный возврат). При переносе даты, скорее всего % возврата будет от 20 до 35. Это тоже не в пользу онлайн формата (это всего лишь наши предположения, основанные на уже начавшихся возвратах и письмах от участников). 
3. Мы еще ни разу не проводили полностью онлайн конференцию. Мы хорошо умеем делать трансляцию из залов конференции (тот самый План Б) — это почти не требует от нас дополнительных усилий (основной продукт — оффлайн конференция). Какие мы видим проблемы при переходе на онлайн-вещание: 

• спикер должен сам подключиться к нашей системе (поддержка конечно будет удаленной), обеспечить себя стабильным хорошим интернетом, качественной гарнитурой и веб-камерой;
• новая механика взаимодействия спикера и слушателей;
• новая механика взаимодействия организатороов и слушателей;
• новая механика взаимодействия участников между собой.​

Тут для нас одни неизвестные. Трезво оценивая свои ресурсы, мы вряд ли сможем за 2 месяца подготовить качественную онлайн-конференцию, которая оставит после себя много положительных эмоций и качественного контента. 

4. В продолжение пункта 1 мы старались ответить на вопрос “хотят ли люди онлайн?”. Возможно! Но, как один из показателей, количество просмотров на youtube-канале HR API говорит об обратном.
5. Переносить. Однозначно переносить. На какую дату? Июнь, июль - нет! Слишком много рисков, что еще ничего не успеет восстановится. Август? Все в отпусках. Сентябрь, да кажется хорошо, но успеет ли за полгода все встать на свои места — не понятно. Может быть, декабрь? Слишком далеко, опять столкнемся с большим количеством возвратов, новогодняя суета у HR-ов, могут быть заняты на своих корпоративах. 

Вариантов у нас не много: сентябрь или декабрь. Принимаем решение в пользу сентября. В настоящий момент согласовываем конкретные числа.

На самом деле, даже в этом есть немало плюсов:

1. У спикеров будет больше времени на подготовку.
2. Мы продлим CFP (прием докладов) и, если вы все еще не предложили свой доклад, — сейчас самое время.
3. По горячим следам обсудим кейсы связанные с удаленной работой, работой офисов в режим карантина, принимаемые компаниями меры...
4. Наконец, сможем сформировать полноценный поток на оба дня из иностранных спикеров.
5. Проведем в апреле в запланированные даты Online HR API Марафон и попробуем новый для себя формат.
6. Соберем еще больше участников. Большая профессиональная конференция — это круто!

Остаемся на связи и до встречи на конференции HR API 2020 в сентябре!

Генеральный директор IT-Events

Главный организатор конференции HR API

Каланов Денис